Aprende cómo adaptarte al cambio sin estresarte en el trabajo

Quiero hacer una confesión: el estrés ha afectado mi salud en distintas etapas de mi vida laboral. En muchas ocasiones pasé por un doloroso proceso de negación y resistencia. Incluso esto me llevó a hacer un descanso obligado por la fatiga de sufrir esta condición.

Cuando era recién egresado de la carrera, tenía el encargo de supervisar un almacén de insumos para una planta industrial. Mi responsabilidad era ser el enlace entre el gerente y los líderes del área para transmitir las órdenes de trabajo. Aunque a veces no entendía cuál era el sentido de esas órdenes que venían desde la gerencia.

Los días complicados en ese trabajo me enseñaron que necesitaba mucho apoyo de los líderes veteranos. Ellos estaban a mi cargo, pero al fin y al cabo, eran más experimentados que yo. Ese equipo era muy eficiente y me dieron la confianza de no preocuparme porque algo no saliera como estaba planeado. Siempre tenían la intención de hacer el trabajo más rápido y fácil.

Cuando entendí que no solo eran personas a mi cargo, sino que eran mis aliados, todo comenzó a fluir. Siempre me aseguraban buenos resultados. Sin embargo, a veces eran mañosos. Eran muy hábiles y sabían hacer las cosas tan bien, que de vez en cuando lo hacían mal a propósito. Ante esa situación, siempre tuve la actitud de preguntar: “muéstrame cómo lo haces, quiero aprender”.

En el almacén de una planta industrial es muy importante saber calcular el inventario de materiales en existencia y los faltantes. De nuestra área dependía el abastecimiento para las líneas de producción. Si nuestra recolección de datos fallaba, era casi seguro que se paraba toda la logística de la empresa.

Cuando supervisaba el método de toma de inventario, encontraba todo desordenado y le preguntaba a mi equipo:

– “¿Por qué estas cajas están acomodadas así?”, me respondían:

– “Porque así hago el conteo más rápido cuando los jefes quieren tener un dato exprés. A veces me piden que cambie el orden del almacén, pero es porque no conocen el área y solo hacen su trabajo desde las oficinas”.

Con ese tipo de experiencias aprendí que mi trabajo como supervisor no debía hacerlo desde la oficina. Tenía que entender cómo funcionaba el campo para tomar decisiones con el contexto suficiente. Así podría resolver problemas que beneficiaran a todo mi departamento.

La metodología del Sistema de Producción de Toyota, sostiene que las mejores decisiones se toman observando el gemba (campo o área de trabajo). En mi primer empleo como ingeniero industrial, aprendí esa gran lección.

Ambiente laboral que enriquece

En otros trabajos que he desempeñado en plantas industriales, he notado una marcada separación de trabajadores: “los de oficina” y “los de producción”. Parecería que esa distinción pretendía dejar bien clara una jerarquía entre las personas. Quienes habían estudiado una carrera profesional y quienes no. En la práctica eso provocaba que no hubiera intercambio de información entre los miembros de ambos bandos. No existía la confianza mutua.

Como yo era parte de ambos “mundos”, a menudo recibía invitaciones a la hora del almuerzo para comer junto con los equipos de cada área. Si me sentaba con otros ingenieros, había un área exclusiva para “los de oficina”. Pero en otras tantas ocasiones me gustaba ir a comer con “los de producción”, porque me gustaba escuchar sus historias.

Aquellas pláticas me ayudaron a entender sus motivaciones personales y profesionales. En esos almuerzos nacieron las ideas de mejora más curiosas para solucionar los problemas cotidianos del trabajo. Cuando comprendí que esta dinámica de hablar abiertamente funcionaba, comencé a usarla más en mi trabajo cotidiano.

Así, cuando había que reportar cualquier información a las oficinas centrales, como por ejemplo “¿Por qué está pasando tal o cual asunto? o “Cuál es la causa de la falta de material”, etc. Obtenía información confiable y rápida de parte del personal de producción.

Si sucedía un problema, los gerentes me buscaban porque sabían que era muy probable que yo tuviera la información que requerían. Era como si hubiera estado en muchos lugares a la vez. Pero en realidad, me había ganado la confianza de la base de trabajadores en las distintas áreas.

Está claro que la mayor parte de las condiciones de trabajo deficientes, surgen de los problemas de comunicación entre las personas. Eso provoca malentendidos y un mal funcionamiento en las organizaciones. Es un fenómeno que hasta parecería normalizado pero estoy convencido de que no debería ser tan normal.

Lo que no funciona nunca, es cuando hay reparto de culpas de un lado y otro. En muchas ocasiones me he quedado en medio de los conflictos, pero he aprendido que mi labor es ser un puente de comunicación. Esa ha sido mi ventaja durante estos años de carrera profesional.

Historia: ¿Cómo unir objetivos entre equipos para lograr un bien común?

Ahora te contaré un caso práctico. Es sobre cómo resolví una crisis que le hubiera costado a la compañía miles de dólares con una simple práctica de liderazgo.

Esto sucedió en el área de embarques de una fábrica. Teníamos que enviar una exportación urgente de productos terminados, pero se necesitaba la aprobación del departamento de calidad. El lote completo estaba detenido en el área de inspección, sin opción de ir al siguiente proceso o de validarlo con cero defectos.

Acudí al área para indagar por qué no se había podido liberar el material. Me encontré que la persona responsable de hacer el chequeo final no estaba haciendo las inspecciones necesarias. Luego de preguntar por qué estaba pasando esto, uno de los trabajadores se sinceró conmigo y me dijo:

– “Solo necesito un plumón para sacar adelante mi trabajo, pero siento que quienes están a cargo del área, no me escuchan. Cuando les he pedido un plumón para inspeccionar el material, no me lo han entregado. Así ha sido estas últimas semanas”.

– “¿Un plumón?”, le dije. “Enséñame qué tipo de plumón necesitas y ahora lo resuelvo”.

Me dio una muestra del plumón agotado y fui a buscar al responsable de administrar la papelería del departamento. Le pregunté si tenía en su inventario este tipo de plumones. Me confirmó que sí, y que su área era la única que los manejaba.

Foto de Anamul Rezwan en Pexels.

Le conté que había un material detenido y que no podía ser liberado al área de embarques ¡tan solo por un plumón! y que si no lo hacíamos, nos costaría miles de dólares enviarlo con un transporte especial porque eran productos de exportación.

Finalmente sacó una caja de plumones, que estaba bien resguardada en su escritorio, y entregó los plumones suficientes para liberar el material. ¿Tan fácil era la solución? Sí, la causa raíz del problema era que había un error de comunicación que impedía hacer eficiente el trabajo de otra persona. Felizmente, hicimos el envío sin más complicaciones.

Por supuesto que luego de ese episodio, se tomaron contramedidas para evitar que esta situación se volviera a repetir. Sostuvimos algunas reuniones con los supervisores del área y los inspectores de material. Logramos establecer el compromiso de abastecer a tiempo las herramientas necesarias y mantener una comunicación constante entre todos.

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Siempre he confiado en que la mayoría de las personas tienen la intención de hacer bien su trabajo. Pero cuando no les ofrecemos las herramientas que necesitan, nos podemos perder la oportunidad de conocer su verdadero potencial.

Resistencia al cambio: empresa

“El problema central, no es la estrategia, la estructura o el sistema. El núcleo del asunto es cambiar el comportamiento de las personas”. Es un dicho del gurú organizacional John Kotter.

Los comportamientos que se castigan en las organizaciones, casi siempre aparecen en un ambiente laboral donde no hay certeza ante el cambio. Eso provoca resistencia de las personas y en muchos casos, termina en el abandono del empleo.

Cuando no hay una comunicación clara sobre las expectativas del trabajo, hay mayor estrés y confusión. La confianza se pierde.

Si la confusión es generada por los cambios constantes en el estándar de trabajo, también se genera una disminución en el compromiso de los colaboradores. Es vital revisar las consecuencias de los problemas de salud causados por el estrés.

En los trabajos que he desempeñado hasta ahora, un dicho que me ha ayudado para trabajar en equipo es “¿Qué te parece si trabajamos más eficientemente? Así tú y yo nos cansamos menos”. Es como una frase mágica que me ha servido con trabajadores de todos los niveles y en distintas organizaciones.

Si logras cambiar tu manera de interpretar lo que te sucede y hacerte cargo de cómo reaccionas a ello, de los problemas te llegarán más oportunidades. Así tendrás más confianza para trabajar o vivir en cualquier lugar que te propongas.

Ahora dime si has estado en situaciones similares y cuéntame cómo has superado esas etapas de tu vida profesional.